Le dossier administratif des agents est un document obligatoire que les services du personnel se doivent de tenir à jour. Ce dossier constitue un document de référence très important et c’est la seule source d’information des agents.

Ce que dit la législation : Textes -> article 18-19 lois n° 83 – 634 du 13/07/83. Loi 78-753 du 13/07/78. Loi du 22/04/82.

Composition du dossier : Il doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Il ne peut pas être fait état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophique de l’intéressé. Les principaux documents à classer et à conserver sont :

• Les diplômes, les documents liés à l’état civil, les extraits de liste d’aptitude à la suite de la réussite à un concours.

• Les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d’affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (Dispo, détachement…)

• Les actes liés à la formation professionnelle et les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire en dehors de celles amnistiées.

Le dossier comporte aussi un dossier paye avec le double de la fiche de paie et des pièces justificatives en vue d’un remboursement (frais de déplacement, prestations sociales). Les différentes pièces du dossier doivent être classées, enregistrées et numérotées. Le classement par l’administration est souvent organisé de façon chronologique, mais il peut également se faire chronologiquement et par rubrique (Etat civil, avancement…)

Garanties à respecter : La composition du dossier ne doit pas comporter de documents ayant un lien avec la liberté individuelle, les opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activités en lien avec elles.

De plus on ne doit pas trouver une mention concernant des actions de grève. Le respect de la vie privé est garanti et le dossier ne peut comporter de telles observations, sauf si celles-ci sont constatées dans l’exercice des fonctions ou de nature à compromettre le bon fonctionnement du service.

La demande concernant l’obligation des agents de fournir un numéro de téléphone, portable, adresse e-mail est illégale et ne repose sur aucun texte législatif. Les agents sont en droit de refuser de les communiquer. Cependant certaines mentions privés peuvent figurer sur le dossier : nombre d’enfants à charge (livret de famille, attestation de concubinage), pour l’attribution du supplément familial.

Le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l’intéressé.

Le dossier doit offrir une garantie d’intangibilité pour que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l’insu de l’agent retirer ou ajouter des pièces. Ainsi la numérotation des pièces au crayon à papier doit être proscrite.

Consultation du dossier administratif : chaque fonctionnaire doit pouvoir consulter son dossier. Ainsi il dispose du droit de venir consulter son dossier individuel, seul ou accompagné d’un représentant syndical, sans avoir à donner de motif pour le faire. Pour cela il adresse un simple courrier au Directeur. L’agent accompagné de la ou des personnes de son choix peut exiger lors de la consultation des photocopies des pièces de son dossier.

En outre, la loi dispose que : « tous les fonctionnaires…ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tout autres documents composant leur dossier soit avant d’être l’objet de mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardés dans leur avancement à l’ancienneté. »

Dans le cas de procédure disciplinaire, l’administration est dans l’obligation de fournir le contenu du dossier administratif, faute de quoi cette procédure pourrait être annulée par le Tribunal Administratif. En matière disciplinaire il est vivement recommandé de se faire accompagner par des défenseurs de son choix (collègues, syndicaliste, avocat…)

Les représentants du personnel siégeant au CAPL ou en conseil de discipline ont droit à la communication du dossier de l’agent concerné, même en l’absence d’accord de celui-ci. Les fonctionnaires ayant accès aux dossiers administratifs sont tenus par le devoir de discrétion professionnelle et au secret professionnel.

Une fois que le fonctionnaire cesse son activité, son dossier doit être archivé et nul ne peut y avoir accès (à part lui-même et les personnes habilitées).

Pour compléter l’info, aller plus loin : http://infosdroits.fr/le-dossier-administratif-des-agents-de-la-fonction-publique-composition-procédure-de-consultation-gestion-administrative/

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